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Tag - Collectivités locales

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vendredi 27 août 2010

Services vocaux interactifs à destination des parents.

Avis aux Mairies surchargées : confiez la gestion des planning de cantines et de garderies à une opératrice virtuelle.

Bientôt la rentrée des classes. Et pour les mairies qui centralisent la gestion des services scolaires, bientôt le casse-tête pour organiser les planning des cantines et des garderies.

D’autant que les parents dont l’emploi du temps varie d’un mois sur l’autre -voire d’une semaine sur l’autre- ou qui travaillent en horaires décalés, inscrivent bien souvent leurs enfants au dernier moment. Au risque de perturber régulièrement les gestionnaires des services concernés et de les contraindre à modifier trop souvent ces planning. Une perte de temps agaçante…

Alors pour préserver et entretenir de bonnes relations entre les familles et votre mairie, automatisez ces services : confiez la gestion de ces planning à une opératrice virtuelle, spécialiste en gestion des relations clients par reconnaissance vocale interactive.

Accessible 24H/24 et 7J/7, ce service permet de traiter automatiquement les inscriptions -et annulations- aux cantines, garderies et centres de loisirs, faites par téléphone ou via internet. cantine

Ainsi, les parents ont la possibilité d’inscrire leurs enfants de chez eux, sans se déplacer. Après avoir composé un numéro de téléphone unique et s’être identifié par le biais d’un code confidentiel, ils peuvent gérer en toute autonomie le planning de présence de leurs enfants avec l’opératrice virtuelle.

Cette solution automatique est bénéfique également pour les agents administratifs : ils sont déchargés d’un travail fastidieux et répétitif, et peuvent se consacrer à des tâches plus valorisantes. Grâce à la fiabilité du système, ils peuvent traiter les présences et absences des élèves au moment de leur choix. L’opératrice virtuelle leur fournit en temps réel des listes prévisionnelles de présence et des statistiques de fréquentation.

Un service apprécié par tous, qui permet également d’améliorer l’image des collectivités.

Alors si votre Mairie ne propose pas de services vocaux interactifs, si vous souhaitez être conseillé et accompagné dans la réalisation d’un tel projet, contactez les équipes TLM Com !

Bonne rentrée à tous !

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Plus d'informations : consultez notre fiche "les nouvelles technologies au service des collectivités territoriales".

Crédit photo : DDM

jeudi 25 février 2010

Urgences : trop d'appels abusifs !

Les opératrices virtuelles soutiennent la campagne "Abuser des numéros d'urgence nuit gravement à ceux qui en ont besoin ".

Depuis plusieurs années, les services d'intervention d'urgence parisiens enregistrent une hausse record des appels reçus. Mais constat alarmant : beaucoup d’appelants composent ces numéros pour des broutilles. Ainsi, en 2009, 60% des appels traités par police-secours concernaient des situations non urgentes.

secoursFace à ce phénomène de déresponsabilisation de certains appelants, une campagne de sensibilisation du grand public parisien vient d’être lancée. Pour rappeler que le mot "Urgences" a un sens et rappeler que tout déplacement abusif peut mettre en danger des personnes en réelle situation d’urgence médicale.

Objectif : encourager les citoyens à adopter un comportement plus adulte et intelligent.

Il ne s’agit en aucun cas de dissuader les Parisiens d’appeler ces numéros de secours mais de les sensibiliser à la bonne utilisation des services du 15, 17 et 18.

Pour rappel : si vous êtes victime ou témoin, composez :

- le 18 (sapeurs-pompiers) en cas de d'incendie ou de détresse vitale
- le 17 (police-secours) pour signaler une infraction qui nécessite l’intervention immédiate de la police (violences, agression, vol à l’arraché, cambriolage, etc.)
- le 15 (Samu) en cas de détresse médicale.

Le rôle des opératrices virtuelles est de faciliter la distribution des appels téléphoniques. Pour optimiser le travail des équipes de secouristes sur des tâches opérationnelles qui nécessitent des qualités humaines (Cf notre billet : "Une opératrice Wel’Com au secours des pompiers"). Il nous parait important de rappeler ces quelques règles civiques qui vont en ce sens.

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Pour en savoir plus, consultez :
• le mode d’emploi du 15, 17 et 18 : pourquoi appeler ? Comment ça marche ? • quelques-unes des bonnes et mauvaises histoires des appels d’urgence reçus en 2009 par les services d’intervention parisiens.

mercredi 18 novembre 2009

Les opératrices virtuelles au service de nos élus.

La reconnaissance de la parole favorise l’efficacité des services publics communaux.

Le Congrès des Maires de France se tient actuellement à Paris. Réservé aux 36.000 communes de France, cet événement propose aux élus locaux un lieu pour échanger et recueillir des informations. Objectifs : trouver des solutions pour mieux répondre aux besoins de leurs administrés. D’autant qu’en période de crise et de suppression de la taxe professionnelle, les maires doivent gérer un budget de plus en plus serré.

Pour accroître l’efficacité des mairies qui centralisent des services accessibles par téléphone, les solutions de reconnaissances de la parole sont efficaces.

MairesExemple concret : Les réservations des déjeuners servis dans les cantines scolaires de la ville de Perpignan.

Parce que l’annulation et la réservation des repas occasionnaient entre 100 à 200 appels quotidiens, traités par des agents administratifs, la Mairie de Perpignan a décidé d’automatiser ce service. Depuis la rentrée 2007, les parents des enfants concernés (9.000 familles) appellent un numéro unique : après s’être identifié par le biais d’un code confidentiel, ils gèrent en toute autonomie le planning de présence de leur enfant avec une opératrice virtuelle.

Ce service satisfait autant les appelants que les agents en charge de ce service : ces derniers sont en effet beaucoup moins sollicités et peuvent désormais se consacrer à des tâches à valeur ajoutée.

Et si la réorganisation du service public permettait d’offrir des services publics de meilleure qualité ?

lundi 26 octobre 2009

Vacances scolaires de la Toussaint

Des solutions de synthèse vocale pour mieux gérer les -jolies!- colonies de vacances

Premiers congés scolaires et premières colonies de vacances. Pour de nombreux parents et de nombreux organisateurs, le casse-tête lié à la transmission d’informations commence.

D’un côté : des parents qui se posent des questions « récurrentes » (Comment va mon enfant? Que fait-il? Que mange-t-il ? etc..)

De l’autre : des moniteurs et organisateurs qui se consacrent pleinement à la gestion des enfants et qui n’ont donc pas beaucoup de temps pour informer ces parents inquiets (n’est-il pas d’ailleurs préférable de limiter les communications téléphoniques entre enfants et parents pour éviter les « coups de blues » ?)

Problème : comment informer sans perturber l’organisation interne ?

Colonie enfants Une fois de plus, à ce niveau d’information, les opératrices virtuelles peuvent être rudement efficaces. Concrètement: chaque jour, une personne de l’équipe organisatrice désignée prend quelques minutes pour écrire un message d’information (concernant la vie en collectivités, les activités…) Une fois tapé sur l’ordinateur, le texte est synthétisé avant d’être diffusé. S’ensuit 2 scénarii possibles :

  1. les parents appellent un numéro spécial et peuvent entendre le message d’information quotidien (gestion simple d’appels entrants)
  2. les parents reçoivent le message des organisateurs via un appel automatique (gestion d’appels sortants qui nécessite de paramétrer le système pour envoyer le message vers un numéro de téléphone en fonction d’un créneau horaire).

Avis aux collectivités locales ou organismes qui gèrent des camps de vacances : les solutions de synthèse vocale peuvent vous aider à communiquer des informations simples et ainsi rassurer les parents. Convaincus ?